Dernière mise à jour : 29 avril 2025
1. INTRODUCTION
1.1 Présentation
GENIUS GROUPS SAS (« nous », « notre », « nos »), éditeur de la solution Genius Work, s’engage à protéger la vie privée des utilisateurs de notre plateforme. La présente Politique de Confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons vos informations personnelles lorsque vous utilisez notre service Genius Work (l’« Application »).
1.2 Coordonnées
GENIUS GROUPS SAS
Site web : work.genius.ci
Email : work@genius.ci
Téléphone : +225 27 22 262 829
Adresse : Riviera Bonoumin, Cocody, Abidjan – Côte d’Ivoire
1.3 Délégué à la Protection des Données
Pour toute question concernant cette Politique de Confidentialité ou vos données personnelles, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante : dpo@genius.ci
2. INFORMATIONS QUE NOUS COLLECTONS
2.1 Informations fournies par les entreprises clientes
En tant que solution SaaS de gestion RH, nous collectons les informations que les entreprises clientes nous fournissent concernant leurs employés :
Informations d’identification : nom, prénom, adresse email professionnelle, numéro de téléphone, photo de profil
Informations professionnelles : poste, département, site de travail, numéro d’employé, date d’embauche, statut professionnel
Informations organisationnelles : structure hiérarchique, relations managériales
Données de gestion du temps : horaires de travail, congés, absences
2.2 Informations collectées lors de l’utilisation de l’Application
Lorsque vous utilisez Genius Work, nous collectons automatiquement les informations suivantes :
2.2.1 Données de pointage et de présence
Date et heure des pointages (entrée, sortie, pause)
Méthode de pointage utilisée (biométrie, QR code, géolocalisation, etc.)
Statut de présence
Commentaires ou notes associés aux pointages
2.2.2 Données de géolocalisation
Coordonnées GPS lors du pointage (latitude, longitude)
Précision de la géolocalisation
Distance par rapport au site de travail déclaré
2.2.3 Données biométriques (selon la méthode de pointage choisie)
Modèles biométriques (empreinte digitale, reconnaissance faciale)
Identifiants d’authentification WebAuthn
Signatures électroniques
2.2.4 Données d’appareil et de connexion
Type d’appareil et système d’exploitation
Version de l’application mobile
Adresse IP
Informations sur le navigateur
Identifiants d’appareil
Données de journalisation
2.2.5 Données d’utilisation
Fonctionnalités utilisées
Temps passé sur l’Application
Préférences de paramétrage
Interactions avec l’interface
2.3 Cookies et technologies similaires
Nous utilisons des cookies et technologies similaires pour améliorer votre expérience, analyser l’utilisation de notre Application et personnaliser nos services. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique relative aux Cookies.
3. UTILISATION DES INFORMATIONS
3.1 Finalités du traitement
Nous utilisons les informations collectées pour les finalités suivantes :
3.1.1 Fourniture et amélioration du service
Permettre l’enregistrement et la vérification des pointages
Calculer les heures de présence, retards et absences
Générer des rapports et statistiques de présence
Gérer les demandes de congés et absences
Améliorer les fonctionnalités et l’expérience utilisateur
3.1.2 Administration et sécurité
Authentifier les utilisateurs et sécuriser les accès
Vérifier l’identité lors des pointages
Prévenir les fraudes et usages non autorisés
Assurer la maintenance technique et la résolution des problèmes
Effectuer des sauvegardes et garantir la continuité du service
3.1.3 Communication
Envoyer des notifications relatives au service (confirmations de pointage, alertes)
Communiquer sur les mises à jour et nouvelles fonctionnalités
Répondre aux demandes de support et d’assistance
3.1.4 Conformité légale et contractuelle
Respecter nos obligations légales et réglementaires
Établir des preuves de pointage conformes à la législation du travail
Répondre aux demandes des autorités compétentes
3.2 Base légale du traitement
Nous traitons vos données personnelles sur les bases légales suivantes :
Exécution du contrat : Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de service conclu avec l’entreprise cliente.
Intérêts légitimes : Nous avons un intérêt légitime à améliorer nos services, assurer leur sécurité et prévenir la fraude.
Consentement : Pour certains traitements spécifiques, notamment concernant les données biométriques, nous recueillons votre consentement explicite.
Obligation légale : Certains traitements sont nécessaires pour respecter nos obligations légales, notamment en matière de droit du travail et de conservation des données.
4. TRAITEMENT DES DONNÉES BIOMÉTRIQUES
4.1 Nature des données biométriques
Selon la configuration choisie par votre employeur, Genius Work peut collecter et traiter des données biométriques, telles que :
Modèles d’empreintes digitales
Modèles de reconnaissance faciale
Identifiants d’authentification biométrique (WebAuthn)
4.2 Finalités spécifiques
Ces données biométriques sont utilisées exclusivement pour :
Authentifier de manière sécurisée l’identité des utilisateurs lors des pointages
Prévenir la fraude et les pointages effectués par des tiers non autorisés
4.3 Consentement et alternatives
L’utilisation de l’authentification biométrique requiert votre consentement explicite. Des méthodes alternatives de pointage sont toujours proposées (QR code, géolocalisation, etc.) si vous ne souhaitez pas utiliser l’authentification biométrique.
4.4 Sécurité renforcée
Les données biométriques font l’objet de mesures de sécurité renforcées :
Chiffrement de bout en bout
Stockage sécurisé sous forme de modèles (templates) et non d’images brutes
Accès strictement limité et contrôlé
Non-transmission à des tiers
5. TRAITEMENT DES DONNÉES DE GÉOLOCALISATION
5.1 Nature des données de géolocalisation
Genius Work peut collecter les données de géolocalisation suivantes :
Coordonnées GPS (latitude, longitude) lors des pointages
Précision de la géolocalisation
Distance calculée par rapport au site de travail
5.2 Finalités spécifiques
Ces données de géolocalisation sont utilisées exclusivement pour :
Vérifier que les pointages sont effectués depuis les lieux de travail autorisés
Calculer la distance entre l’utilisateur et son site de travail déclaré
Prévenir les fraudes de pointage à distance
5.3 Limitation de la collecte
La géolocalisation n’est activée que lors des actions de pointage et n’est pas suivie en continu. L’Application n’effectue aucun suivi de localisation en arrière-plan.
5.4 Consentement et paramètres
L’utilisation de la géolocalisation requiert votre consentement explicite et l’activation des services de localisation sur votre appareil. Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de localisation dans les réglages de votre appareil.
6. PARTAGE ET DIVULGATION DES INFORMATIONS
6.1 Partage avec les entreprises clientes
En tant que responsable de traitement, l’entreprise cliente a accès aux données de ses employés collectées via notre Application, conformément au contrat de service et dans le respect de la hiérarchie des accès configurée.
6.2 Sous-traitants et prestataires de services
Nous pouvons partager certaines informations avec des sous-traitants et prestataires de services tiers qui nous aident à fournir, maintenir et améliorer notre Application :
Hébergeurs et fournisseurs d’infrastructure cloud
Fournisseurs de services de télécommunication (SMS)
Services d’analyse et de surveillance des performances
Services de support client
Tous nos sous-traitants sont soumis à des obligations strictes de confidentialité et de sécurité.
6.3 Transferts internationaux de données
Certaines de vos données peuvent être transférées, stockées ou traitées dans des pays situés en dehors de la Côte d’Ivoire ou de votre pays de résidence. Nous nous assurons que ces transferts sont effectués conformément aux lois applicables en matière de protection des données et que des garanties appropriées sont mises en place.
6.4 Exigences légales
Nous pouvons divulguer vos informations si la loi l’exige ou si nous croyons de bonne foi qu’une telle action est nécessaire pour :
Se conformer à une obligation légale ou réglementaire
Protéger et défendre nos droits ou notre propriété
Prévenir ou enquêter sur d’éventuelles malversations en lien avec l’Application
Protéger la sécurité personnelle des utilisateurs ou du public
6.5 Restructuration d’entreprise
En cas de fusion, acquisition, réorganisation, faillite ou autre vente de tout ou partie de nos actifs, vos informations peuvent faire partie des actifs transférés. Vous serez informé par email et/ou par un avis bien visible sur notre Application de tout changement de propriétaire ou d’utilisation de vos informations personnelles.
7. CONSERVATION DES DONNÉES
7.1 Durée de conservation
Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, notamment :
Données de compte et profil : Pendant la durée de votre relation avec nous, plus une période de 3 ans après la fin de cette relation.
Données de pointage et de présence : Conformément aux obligations légales en matière de droit du travail, généralement 5 ans après l’année en cours.
Données biométriques : Jusqu’à la fin de votre emploi ou jusqu’au retrait de votre consentement.
Données de géolocalisation : 1 an après leur collecte.
Logs de connexion et d’utilisation : 1 an après leur collecte.
7.2 Archivage et suppression
À l’expiration des périodes de conservation, vos données sont soit :
Anonymisées de manière irréversible pour des fins statistiques
Archivées avec accès restreint pour répondre aux obligations légales
Supprimées de manière sécurisée
7.3 Conservation pour litiges
Nous pouvons conserver certaines informations plus longtemps si nécessaire pour résoudre des litiges, faire respecter nos accords, et nous conformer aux exigences légales, réglementaires, fiscales ou comptables.
8. SÉCURITÉ DES DONNÉES
8.1 Mesures techniques et organisationnelles
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction, notamment :
Chiffrement des données sensibles (AES-256)
Authentification multi-facteurs pour les accès administratifs
Contrôles d’accès stricts basés sur les rôles
Pare-feu et systèmes de détection d’intrusion
Audits de sécurité réguliers
Formation du personnel à la sécurité et à la confidentialité
8.2 Sécurité des données biométriques
Les données biométriques bénéficient de mesures de sécurité renforcées :
Stockage sous forme de modèles chiffrés et non d’images brutes
Isolation dans des zones de stockage sécurisées
Chiffrement de bout en bout
Accès strictement limité et journalisé
8.3 Notification des violations de données
En cas de violation de données susceptible de présenter un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à :
Notifier l’autorité de protection des données compétente dans les délais légaux
Informer les personnes concernées conformément aux exigences légales
Prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter les conséquences de la violation
9. VOS DROITS
9.1 Droits des personnes concernées
Conformément aux lois applicables en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
Droit d’accès : Vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction des données inexactes ou incomplètes.
Droit à l’effacement : Dans certaines circonstances, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles.
Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances.
Droit à la portabilité des données : Vous pouvez demander le transfert de vos données à un autre responsable de traitement.
Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des raisons liées à votre situation particulière.
Droit de retirer votre consentement : Lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.
9.2 Exercice de vos droits
Pour exercer l’un de ces droits, veuillez contacter notre Délégué à la Protection des Données à l’adresse dpo@genius.ci ou par courrier à l’adresse de notre siège social.
Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si nécessaire, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.
9.3 Réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation de la législation applicable, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) de Côte d’Ivoire ou de toute autre autorité de contrôle compétente.
10. PROTECTION DES DONNÉES DES ENFANTS
Genius Work est un service professionnel destiné aux entreprises et à leurs employés. Nous ne collectons pas sciemment des informations personnelles concernant des enfants de moins de 18 ans. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous pensez que votre enfant nous a fourni des informations personnelles, veuillez nous contacter immédiatement.
11. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
11.1 Mises à jour
Nous pouvons mettre à jour cette Politique de Confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques ou pour d’autres raisons opérationnelles, légales ou réglementaires. La version la plus récente sera toujours disponible sur notre site web avec la date de la dernière mise à jour.
11.2 Notification des modifications importantes
Pour les modifications importantes, nous vous informerons par email, par une notification dans l’Application ou par tout autre moyen approprié avant que les modifications ne prennent effet.
11.3 Consentement aux modifications
Votre utilisation continue de l’Application après la publication des modifications de la Politique de Confidentialité constitue votre acceptation de ces modifications. Si vous n’acceptez pas les termes modifiés, veuillez cesser d’utiliser l’Application.
12. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES PAR PAYS
12.1 Côte d’Ivoire
En Côte d’Ivoire, le traitement des données personnelles est régi par la Loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel. Conformément à cette loi, nous avons notifié et obtenu l’autorisation de l’Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) pour nos traitements de données.
12.2 Autres pays africains
Pour les utilisateurs situés dans d’autres pays africains, nous nous conformons aux lois locales applicables en matière de protection des données. Des informations spécifiques concernant les dispositions applicables dans votre pays peuvent être fournies sur demande.
12.3 Union Européenne et Espace Économique Européen
Pour les utilisateurs situés dans l’Union Européenne ou l’Espace Économique Européen, nous nous conformons au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Des informations supplémentaires concernant vos droits en vertu du RGPD peuvent être fournies sur demande.
13. CONTACT
Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant cette Politique de Confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter :
GENIUS GROUPS SAS
À l’attention du Délégué à la Protection des Données
Email : dpo@genius.ci
Téléphone : +225 27 22 262 829
Adresse : Riviera Bonoumin, Cocody, Abidjan – Côte d’Ivoire
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