Dernière mise à jour : 29 avril 2025
1. PRÉAMBULE
1.1 Présentation
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l’utilisation de la solution Genius Work (ci-après « l’Application » ou « le Service »), éditée par GENIUS GROUPS SAS (ci-après « GENIUS GROUPS » ou « nous »), société par actions simplifiée au capital de 5 Millions FCFA, immatriculée au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier sous le numéro, dont le siège social est situé à Riviera Bonoumin, Cocody, Abidjan (Côte d’Ivoire).
1.2 Coordonnées
GENIUS GROUPS SAS
Site web : work.genius.ci
Email : work@genius.ci
Téléphone : +225 27 22 262 829
Adresse : Riviera Bonoumin, Cocody, Abidjan (Côte d’Ivoire)
1.3 Définitions
Dans les présentes CGU, les termes suivants, lorsqu’ils sont écrits avec une majuscule, auront la signification suivante :
« Application » ou « Service » : désigne la solution logicielle Genius Work, accessible en mode SaaS (Software as a Service), permettant la gestion des présences, des congés et autres fonctionnalités RH.
« Client » : désigne toute personne morale ou physique qui souscrit au Service pour ses besoins professionnels.
« Utilisateur » : désigne toute personne physique autorisée par le Client à utiliser l’Application, notamment les employés, administrateurs et gestionnaires.
« Compte » : désigne l’espace dédié à l’Utilisateur lui permettant d’accéder aux fonctionnalités de l’Application après identification.
« Contenu » : désigne toutes les informations, données et éléments fournis par le Client ou les Utilisateurs dans le cadre de l’utilisation du Service.
« Forfait » : désigne l’offre commerciale souscrite par le Client, définissant les fonctionnalités accessibles et les conditions tarifaires applicables.
2. OBJET ET ACCEPTATION DES CGU
2.1 Objet
Les présentes CGU ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Client et les Utilisateurs peuvent accéder au Service et l’utiliser. Elles constituent un contrat juridiquement contraignant entre GENIUS GROUPS, le Client et les Utilisateurs.
2.2 Acceptation
L’utilisation de l’Application est subordonnée à l’acceptation pleine et entière des présentes CGU. Le Client reconnaît avoir pris connaissance des CGU et les avoir acceptées lors de la souscription au Service. Chaque Utilisateur doit également accepter les CGU lors de sa première connexion à l’Application.
GENIUS GROUPS se réserve le droit de modifier les CGU à tout moment. Toute modification sera notifiée au Client par email et/ou par une notification dans l’Application. L’utilisation continue de l’Application après notification des modifications constitue l’acceptation de ces modifications.
3. DESCRIPTION DU SERVICE
3.1 Fonctionnalités principales
Genius Work est une solution de gestion RH qui offre notamment les fonctionnalités suivantes, selon le Forfait souscrit :
Gestion des présences et pointages via différentes méthodes (biométrie, QR code, géolocalisation)
Suivi des horaires de travail et calcul des heures supplémentaires
Gestion des congés et absences
Suivi des retards et calcul automatique des pénalités
Génération de rapports et statistiques
Gestion multi-sites et multi-départements
Administration des utilisateurs et des droits d’accès
Notifications et alertes personnalisables
Intégration avec d’autres systèmes (paie, ERP, etc.)
3.2 Accès au Service
L’Application est accessible en ligne 24h/24 et 7j/7, sauf en cas d’interruption, programmée ou non, pour les besoins de maintenance ou en cas de force majeure. GENIUS GROUPS ne saurait être tenu responsable de tout dommage, quelle qu’en soit la nature, résultant d’une indisponibilité temporaire du Service.
L’accès à l’Application nécessite une connexion Internet, dont les coûts sont à la charge du Client et des Utilisateurs, ainsi qu’un équipement compatible (ordinateur, smartphone, tablette).
3.3 Assistance technique
GENIUS GROUPS met à disposition du Client un service d’assistance technique accessible par email à support@genius.ci ou par téléphone au [numéro de téléphone] pendant les heures ouvrables (lundi au vendredi de 8h à 18h, heure de Côte d’Ivoire), hors jours fériés.
Les délais de réponse et de résolution varient selon la gravité du problème et le Forfait souscrit, conformément aux niveaux de service définis dans le contrat de service.
4. FORFAITS ET CONDITIONS FINANCIÈRES
4.1 Forfaits disponibles
GENIUS GROUPS propose différents Forfaits d’abonnement adaptés aux besoins des entreprises de toutes tailles. Le tarif dépend du besoin de l’utilisateur (entreprise) et se compose d’un prix de base mensuel selon le forfait choisi, plus 100 FCFA par employé par mois :
4.1.1 Forfait « Starter »
Jusqu’à 50 Employés
Fonctionnalités de base (pointage, suivi des présences)
1 méthode de pointage au choix
Support par email uniquement
Stockage limité à 5 Go
Tarif : 10 000 FCFA HT/mois + 100 FCFA par utilisateur/mois
4.1.2 Forfait « Business »
Jusqu’à 100 Employés
Toutes les fonctionnalités de base + gestion des congés et reporting avancé
3 méthodes de pointage au choix
Support par email et téléphone en heures ouvrables
Stockage limité à 20 Go
Tarif : 15 000 FCFA HT/mois + 100 FCFA par utilisateur/mois
4.1.3 Forfait « Enterprise »
Pour 100+ Employés
Toutes les fonctionnalités + modules avancés (workflows personnalisés, intégrations)
Toutes les méthodes de pointage
Support prioritaire 24/7
Stockage limité à 100 Go
Tarif : 30 000 FCFA HT/mois + 100 FCFA par utilisateur/mois
4.1.4 Forfait « Université »
Spécialement conçu pour les institutions d’enseignement supérieur
Gestion des présences des étudiants et du personnel
Fonctionnalités spécifiques pour les cités universitaires
Support dédié
Tarif : sur devis
Des modules complémentaires peuvent être ajoutés à chaque Forfait moyennant un supplément tarifaire.
4.2 Modalités de paiement
Les Forfaits sont payables selon les modalités suivantes :
Paiement mensuel : prélèvement automatique le 1er jour de chaque mois
Paiement trimestriel : paiement d’avance avec remise de 5%
Paiement annuel : paiement d’avance avec remise de 15%
Les modes de paiement acceptés sont :
Virement bancaire
Carte bancaire
Carte de Crédit / Débit (Visa & MasterCard)
Mobile Money (Orange Money, MTN Mobile Money, Moov Money)
Wave
Les tarifs sont indiqués hors taxes et sont soumis à la TVA au taux en vigueur en Côte d’Ivoire.
4.3 Facturation
Les factures sont émises mensuellement, trimestriellement ou annuellement selon la périodicité de paiement choisie par le Client. Elles sont disponibles dans l’espace d’administration de l’Application et sont envoyées par email à l’adresse de facturation indiquée par le Client.
Tout mois commencé est dû dans son intégralité. En cas de dépassement du nombre d’utilisateurs inclus dans le Forfait, des frais supplémentaires seront facturés conformément aux tarifs en vigueur.
4.4 Révision des tarifs
GENIUS GROUPS se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment. Toute modification tarifaire sera notifiée au Client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. En cas de refus de cette modification, le Client pourra résilier son abonnement sans pénalité jusqu’à la date d’entrée en vigueur des nouveaux tarifs.
4.5 Retard de paiement
En cas de retard de paiement, GENIUS GROUPS se réserve le droit de suspendre l’accès au Service après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours. Des pénalités de retard seront appliquées au taux d’intérêt légal majoré de 5 points, sans qu’un rappel soit nécessaire.
5. DURÉE ET RÉSILIATION
5.1 Durée
L’abonnement au Service est conclu pour une durée initiale de 12 mois, sauf disposition contraire prévue dans l’offre commerciale acceptée par le Client. À l’issue de cette période initiale, l’abonnement est renouvelé par tacite reconduction pour des périodes successives de même durée, sauf dénonciation par l’une des parties.
5.2 Résiliation par le Client
Le Client peut résilier son abonnement à tout moment en adressant une demande écrite à contact@genius.ci au moins 30 jours avant la date d’échéance de la période en cours. La résiliation prendra effet à la fin de la période en cours.
En cas de résiliation avant la fin de la période d’engagement initiale, les sommes déjà versées restent acquises à GENIUS GROUPS et les sommes dues au titre de la période restant à courir jusqu’au terme de l’engagement deviennent immédiatement exigibles.
5.3 Résiliation par GENIUS GROUPS
GENIUS GROUPS peut résilier l’abonnement du Client en cas de :
Non-paiement des sommes dues après mise en demeure restée sans effet pendant 30 jours
Violation grave ou répétée des présentes CGU
Utilisation frauduleuse ou illicite du Service
Cessation d’activité, liquidation judiciaire ou dissolution du Client
La résiliation sera notifiée par email et prendra effet immédiatement ou à la date indiquée dans la notification.
5.4 Conséquences de la résiliation
En cas de résiliation, quelle qu’en soit la cause :
L’accès au Service sera désactivé
Le Client pourra demander l’export de ses données dans un format standard pendant une période de 30 jours suivant la résiliation
Après cette période de 30 jours, les données du Client seront définitivement supprimées, sauf obligation légale de conservation
6. OBLIGATIONS DES PARTIES
6.1 Obligations de GENIUS GROUPS
GENIUS GROUPS s’engage à :
Fournir le Service conformément aux spécifications et niveaux de service définis
Assurer la sécurité et la confidentialité des données du Client
Mettre à disposition une assistance technique selon les modalités définies
Informer le Client des évolutions et mises à jour du Service
Respecter la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles
6.2 Obligations du Client
Le Client s’engage à :
Fournir des informations exactes et complètes lors de la souscription et pendant toute la durée du contrat
Payer le prix de l’abonnement selon les modalités convenues
Utiliser le Service conformément à sa destination et aux présentes CGU
Respecter les droits de propriété intellectuelle de GENIUS GROUPS
Informer les Utilisateurs des présentes CGU et s’assurer de leur respect
Maintenir la confidentialité des identifiants de connexion et prendre toutes mesures nécessaires pour éviter toute utilisation frauduleuse
Respecter la réglementation applicable, notamment en matière de droit du travail et de protection des données personnelles
6.3 Obligations des Utilisateurs
Les Utilisateurs s’engagent à :
Utiliser le Service de manière loyale et conforme à sa destination
Ne pas contourner ou tenter de contourner les mesures de sécurité du Service
Maintenir la confidentialité de leurs identifiants de connexion
Ne pas utiliser le Service à des fins illicites ou frauduleuses
Respecter les droits des tiers, notamment en matière de propriété intellectuelle et de vie privée
7. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
7.1 Droits de GENIUS GROUPS
L’Application, sa structure, son contenu, ses fonctionnalités, son interface, ses bases de données, ses logos, marques, et tous autres éléments qui la composent sont la propriété exclusive de GENIUS GROUPS ou de ses concédants et sont protégés par les lois relatives à la propriété intellectuelle.
Aucune disposition des présentes CGU ne peut être interprétée comme transférant au Client ou aux Utilisateurs un quelconque droit de propriété intellectuelle sur tout ou partie de l’Application.
7.2 Licence d’utilisation
GENIUS GROUPS concède au Client et aux Utilisateurs un droit d’utilisation personnel, non exclusif, non cessible et non transférable de l’Application, pour la durée de l’abonnement et pour les seuls besoins internes du Client.
Le Client et les Utilisateurs s’interdisent notamment de :
Copier, modifier, adapter, traduire ou créer des œuvres dérivées de l’Application
Décompiler, désassembler ou tenter d’accéder au code source de l’Application
Louer, prêter, vendre, distribuer ou sous-licencier l’Application
Supprimer, masquer ou modifier les mentions de propriété intellectuelle figurant sur l’Application
Utiliser l’Application pour développer des produits ou services concurrents
7.3 Contenu du Client
Le Client reste propriétaire de l’ensemble des données et contenus qu’il intègre dans l’Application. Il concède à GENIUS GROUPS une licence non exclusive, mondiale et gratuite pour héberger, stocker, transférer et afficher ces contenus, dans le seul but de fournir le Service.
8. DONNÉES PERSONNELLES
Le traitement des données personnelles dans le cadre de l’utilisation du Service est soumis à la Politique de Confidentialité de GENIUS GROUPS, accessible à l’adresse work.genius.ci/politique-confidentialite.
Le Client, en tant que responsable de traitement des données de ses employés, garantit à GENIUS GROUPS qu’il a informé les personnes concernées et, le cas échéant, obtenu leur consentement pour le traitement de leurs données personnelles via l’Application, notamment concernant les données biométriques et de géolocalisation.
GENIUS GROUPS, en tant que sous-traitant, s’engage à traiter les données personnelles conformément aux instructions documentées du Client et à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données.
9. GARANTIES ET RESPONSABILITÉ
9.1 Garanties
GENIUS GROUPS s’engage à fournir le Service avec diligence et selon les règles de l’art, étant précisé qu’il pèse sur elle une obligation de moyens, à l’exclusion de toute obligation de résultat.
GENIUS GROUPS ne garantit pas que :
Le Service sera totalement exempt d’erreurs, de défauts ou de bugs
Le Service fonctionnera sans interruption
Le Service répondra à des besoins spécifiques du Client non expressément prévus
Le Service sera compatible avec tout matériel ou logiciel tiers
9.2 Limitation de responsabilité
La responsabilité de GENIUS GROUPS ne pourra être engagée qu’en cas de faute prouvée et est limitée aux dommages directs et prévisibles, à l’exclusion de tout dommage indirect.
En tout état de cause, le montant des dommages et intérêts auxquels GENIUS GROUPS pourrait être condamnée est limité au montant des sommes effectivement payées par le Client au cours des 12 mois précédant le fait générateur de responsabilité.
GENIUS GROUPS ne saurait être tenue responsable des dommages résultant :
D’une utilisation du Service non conforme aux présentes CGU
D’une interruption de la fourniture du Service indépendante de sa volonté
D’une intrusion ou maintien frauduleux d’un tiers dans le système
D’une extraction illicite de données
De la transmission accidentelle de virus ou autres éléments nuisibles
De la perte ou altération de données du Client
9.3 Force majeure
Aucune des parties ne sera tenue pour responsable vis-à-vis de l’autre de la non-exécution ou des retards dans l’exécution d’une obligation des présentes CGU qui seraient dus à la survenance d’un cas de force majeure habituellement reconnu par la jurisprudence et les tribunaux ivoiriens.
10. DISPOSITIONS DIVERSES
10.1 Sous-traitance
GENIUS GROUPS peut recourir à des sous-traitants pour l’exécution de tout ou partie du Service. GENIUS GROUPS demeure responsable envers le Client des prestations sous-traitées.
10.2 Cession
Le Client ne peut céder ou transférer tout ou partie des droits et obligations résultant des présentes CGU sans l’accord préalable écrit de GENIUS GROUPS.
GENIUS GROUPS peut céder ou transférer tout ou partie des droits et obligations résultant des présentes CGU à tout tiers de son choix, sous réserve d’en informer préalablement le Client.
10.3 Renonciation
Le fait pour l’une des parties de ne pas se prévaloir d’un manquement par l’autre partie à l’une quelconque des obligations visées dans les présentes CGU ne saurait être interprété comme une renonciation à l’obligation en cause.
10.4 Nullité partielle
Si une ou plusieurs stipulations des présentes CGU sont tenues pour non valides ou déclarées comme telles en application d’une loi, d’un règlement ou à la suite d’une décision définitive d’une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée.
10.5 Intégralité
Les présentes CGU, ainsi que les documents auxquels elles font référence, constituent l’intégralité de l’accord entre les parties concernant l’utilisation du Service, et remplacent tous accords antérieurs, écrits ou verbaux.
10.6 Langue
Les présentes CGU sont rédigées en français. En cas de traduction en une ou plusieurs langues, seule la version française fera foi en cas de litige.
11. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE
11.1 Droit applicable
Les présentes CGU sont régies par le droit ivoirien.
11.2 Règlement des litiges
En cas de litige relatif à la formation, l’interprétation, l’exécution ou la résiliation des présentes CGU, les parties s’efforceront de trouver une solution amiable.
À défaut d’accord amiable dans un délai de 30 jours à compter de la notification du litige par la partie la plus diligente, tout litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux d’Abidjan, Côte d’Ivoire.
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